4wardED: Neue Formen der Projektarbeit

4wardED ist das erste Projekt bei Energiedienst mit einem eigenem Projektraum. Was ist der Projektraum? Wer arbeitet da?

Marc Schmidt: Der Projektraum wurde eigens für unser Projekt im Turmgebäude des Kraftwerks Laufenburg eingerichtet. Er ist die zentrale Anlaufstelle für alle unsere Projektmitglieder. Sozusagen ist hier unsere Schaltzentrale. Alle Projektmitglieder, die mehr als 50% im Projekt arbeiten, haben im Projektraum ihren festen Arbeitsplatz.
 

Wie sind die Erfahrungen mit dem Projektraum?

Marc Schmidt: Mitte Januar haben wir den Projektraum bezogen. Wir wurden vom Kraftwerksbereich super aufgenommen. Hier haben wir die Möglichkeit, unser Projekt zusammen voranzubringen. Der Projektraum ist jeden Tag besetzt und ist als Ort für unsere gemeinsame Arbeit und den offenen Austausch ein wichtiger Erfolgsfaktor für unsere Arbeit. Es ist eine tolle Ausgangslage, die uns als Projekt hier von Energiedienst zur Verfügung gestellt wurde.
 

Ein sehr großes Projekt mit 35 Beteiligten aus verschiedenen Bereichen – wie organisieren Sie sich? Was ist Ihre Aufgabe als Projektleiter?

Marc Schmidt: Wir haben eine Projektstruktur mit klaren Verantwortlichkeiten und Aufgabenverteilungen. Einmal pro Woche haben wir einen Projekttag, an welchem sich das Kernteam, bestehend aus Projektleitung, Teilprojektleitern und Arbeitsgruppenverantwortlichen mit aktuell 11 Personen, zur Abstimmung trifft. Unsere Teilprojektleiter und Arbeitsgruppenverantwortlichen organisieren ihren Austausch mit den weiteren Projektmitgliedern selbstständig.

Unsere Zusammenarbeit basiert auf Offenheit, Vertrauen und Kommunikation. Hierdurch beziehen wir gleichzeitig die Führungsleitlinie mit ein. Meine Aufgabe als Projektleiter definiere ich so: In der ED-internen Projektmanagementschulung habe ich unter anderem gelernt, dass es im Projekt keine großen Überraschungen geben sollte. Deshalb sehe ich meine wichtigste Aufgabe in der Koordination und Kommunikation. Und das in übergreifender Weise, also projektintern und zu den Fachbereichen und den Gremien. Ich muss den nötigen Weitblick haben und damit sicherstellen, dass wir als Projekt arbeitsfähig bleiben.
 

4wardED ist ein teilagiles Projekt – was bedeutet das?

Marc Schmidt: Wir haben uns für einen teilagilen Projektansatz entschieden. Das heißt unter anderem, dass wir unsere Arbeiten in jeweils drei Wochen andauernden „Sprints“ planen und erledigen. Dabei behalten wir unsere gesetzten Meilensteine immer im Blick. Bei unserem Vorprojekt haben wir bereits eng mit dem EnBW-Projekt sCORE25 zusammengearbeitet. Hier konnten wir viel Erfahrung mit einem teilagilen Projekt sammeln und damit auch wichtige Erkenntnisse, zum Beispiel  in Bezug auf die Zusammenarbeit und die Organisation, für unser Projekt mitnehmen.

Corinna Heber, Sie unterstützen das Projektteam beim Change Management?

Corinna Heber: Da im Projekt sehr viele Beteiligte aus unterschiedlichen Bereichen zusammenarbeiten, ist Change Management besonders wichtig, um die Menschen im Projekt mitzunehmen – zum Beispiel durch regelmäßige Kommunikation und als Ansprechpartner bei Fragen und Problemen. Das gilt zum einen für das Projektteam, zum anderen aber auch für andere Beteiligte, die vom Projekt betroffen sind. Um die Zusammenarbeit zu stärken und die Projektmitglieder für ihre Aufgaben zu befähigen, ist Change Management ein entscheidender Baustein, der zum Gelingen des Projektes beiträgt.

Kann man diesen Ansatz auf andere Projekte übertragen?

Corinna Heber: Unsere Herangehensweise und Methoden rund um das Thema Change Management kann man auf andere Projekte übertragen. Allerdings unterscheiden sich die Inhalte und Ausgestaltung der Change Begleitung von Projekt zu Projekt: Abhängig von den Projektzielen, den Projektinhalten und den Zielgruppen analysieren wir gemeinsam mit der Projektleitung und dem Projektteam die Anforderungen und leiten daraus ab, in welcher Form das Projekt durch Kommunikation, Training und andere Change Maßnahmen unterstützt werden soll.

Was hat sich durch Corona verändert? Stoppt Corona das Projekt?

Marc Schmidt: Nein, wir liegen weiterhin im Plan. Anfang April konnten wir wie geplant in unsere nächste Projektphase „Detailkonzeption“ wechseln. Unter anderem haben wir hier bereits mit dem zweiten Aufbau eines auf SAP S/4HANA umgestellten Testsystems begonnen.

Durch Corona haben sich die äußeren Rahmenbedingungen natürlich stark verändert. Da wir mit 4wardED bereits digital unterwegs waren und zum Beispiel Skype oder das Projektmanagement-Steuerungs-Tool JIRA als zentrale Dokumentationsplattform eingesetzt haben, war der Schritt zur Projektarbeit im Homeoffice kleiner als erwartet.