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Facility Management: Mit Know-how, Herz und Verstand im Einsatz
So ziemlich alle Mitarbeitenden hatten bereits mit den Kolleginnen und Kollegen aus dem Bereich Facility Management zu tun. Ob es um eine Reisebuchung, die Verteilung der Post, eine defekte Heizung, ein flackerndes Licht oder um einen internen Büroumzug geht: Das Facility Management ist zur Stelle. Dabei agiert das Team von Dirk Leppla meistens im Hintergrund. Zeit, das zu ändern und einmal aufzuzeigen, was dieser Bereich alles leistet.
Hallo Dirk, Du bist Leiter des Facility Managements bei energiedienst. Zu Eurem Aufgabengebiet gehören etliche Themen. Welche sind das?
Dirk Leppla: Wir haben viele verschiedene Aufgabengebiete. Zum einen das Gebäudemanagement. Darunter fallen alle technischen Aspekte wie Heizung, Klima, Wasser, Licht, Büroausstattung, Reinigung, Mitarbeiterverpflegung und das Zutrittsmanagement, aber auch Renovierungen und Umbauten gehören zu unserem Repertoire. Zum anderen gibt es die Bereiche Empfang, Reisedienstleistungen und Post. Mein Team mit 14 Personen hat deshalb ganz unterschiedliche Qualifikationen: sowohl kaufmännische als auch technische Ausbildungen. Unser Aufgabengebiet und die Tätigkeit selbst werden immer komplexer, aber auch digitaler. Das Bild vom Hausmeister, der mit Rohrzange und Werkzeugkasten durchs Haus läuft, ist längst überholt.
Wie sind die Aufgabengebiete innerhalb Deines Teams verteilt?
Ich habe sieben Mitarbeitende, die sich um die Betreuung der Gebäudetechnik kümmern. Das beinhaltet zentrale Gebäudeleittechnik, Heizungen, Klimaanlagen, Schreibtische, Medientechnik, Kaffeemaschinen inklusive der zugrunde liegenden Logistik und Infrastruktur – wie Kaffee bestellen, Reinigung und Wartung und Prüfung der Maschinen etc. –, Gebäudereinigung, Pflege der Außenanlagen, Licht und vieles mehr.
Die anderen sieben Mitarbeitenden sind im Bereich Postbüro und Empfang angesiedelt. Sie übernehmen Empfang, Postservice und betreuen die Reisebuchungsplattform, kümmern sich um die Mitarbeiterdatenbank, statten die Besprechungszimmer aus, bestellen Büromaterial, stellen die Mitarbeiterausweise aus und verwalten die Zutritte frei und managen viele weitere Hintergrundtätigkeiten, die den ED-Mitarbeitern das Arbeiten erleichtern.
Für welche Standorte von energiedienst seid Ihr denn zuständig?
Wir sind für alle Büro-Standorte von energiedienst zuständig, auch für die kleineren Kundenbüros. Man kann sagen: Überall dort, wo Schreibtische stehen, haben wir die Verantwortung.
Wir übernehmen den Empfang an den drei Standorten Laufenburg, am neuen Standort Donaueschingen und Rheinfelden. Der Bereich Post umfasst den klassischen Posteingang und immer mehr das Scannen von Dokumenten, wie Rechnungen und Lieferscheine. Wenn Besprechungszimmer an diesen Standorten gebucht werden, kümmern wir uns um die Vorbereitung dieser Räumlichkeiten und unterstützen regelmäßig verschiedenste Veranstaltungen. (Besuche von Ministerpräsidenten und Bürgermeistern, Kundenveranstaltungen, aber auch interne Workshops machen Arbeit.)
Was bedeutet „sichtbar“ sein für Euren Bereich?
Nun, wenn wir sichtbar werden, ist das ein schlechtes Zeichen. Wir machen unseren Job genau dann gut, wenn wir unsichtbar sind. Nehmen wir zum Beispiel die Gebäudetechnik. Wenn wir sichtbar sind, spürt man uns. Dann kann es zu heiß oder zu kalt sein, weil die Technik ausgefallen ist. So, wie wir das kürzlich in Laufenburg, Schallstadt und Rheinfelden parallel erlebt haben. Dort waren die Wärmepumpen ausgefallen. Die Gebäude wurden kalt. Dann sind wir zur Stelle und kümmern uns darum, dass der Ausfall schnellstmöglich behoben wird.
Stichwort Wärmepumpe in Rheinfelden. Was passiert, wenn die Technik ausfällt? Wie geht Ihr dann vor?
Wenn wir morgens feststellen, dass an einem Standort die Heizung ausgefallen ist und wie in Rheinfelden 350 Arbeitsplätze quasi kalt „sitzen“, dann stehen wir sprichwörtlich unter Strom. Und das ist der Moment, in dem wir für die Mitarbeitenden von energiedienst spürbar werden.
Unsere Priorität ist es dann, an einem Strang zu ziehen und das Problem so schnell wie möglich zu lösen. Oft ist der schwierigste Teil, die eigentliche Ursache herauszufinden – durch den hohen Vernetzungsgrad der Anlagen untereinander kann es schon mal vorkommen, dass die Tiefkühlanlage die Ursache für eine nicht funktionierende Heizung sein kann. Dabei ist auch eine Menge Pragmatismus gefragt. So ist im Fall Rheinfelden ein Kollege nach Stuttgart gefahren, um dort einen Sensor abzuholen und den Tag Lieferzeit einzusparen, den der Lieferant benötigt hätte. Wir arbeiten eng mit anderen Abteilungen zusammen, die uns im Fall der Fälle unterstützen. Wenn wir es schaffen, so einen Ausfall in kürzestmöglicher Zeit zu kompensieren, macht uns das stolz. Denn unsere Aufgabe ist, dafür zu sorgen, dass die Mitarbeitenden ungestört ihre Aufgaben erledigen können.
Was ist denn in der Postverteilung aktuell bei Euch los?
Aufgrund der Preisanpassungen hatten wir in den letzten Wochen eine Flut von Papierpost zu bewältigen. Innerhalb von zweieinhalb Wochen haben wir circa 40.000 Briefe geöffnet. Das waren die Kundenrückmeldungen auf die Preisanpassungen. Wir haben mit vier bis fünf Mitarbeitenden alle Kuverts geöffnet und die Briefe gescannt. Diese werden vorsortiert und dann in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen weiterverteilt – meine Mannschaft hat da echt was weggeschafft.
Aber grundsätzlich wird die klassische Post durch die Digitalisierung immer weniger. Der Posteingang verlagert sich in den digitalen Bereich, wenn es darum geht, eingegangene E-Mails und Wünsche an die richtige Stelle zu verteilen.
Bitte beschreibe hier mal einen typischen Arbeitstag im Facility Management.
Es gibt eigentlich nicht den typischen Arbeitstag für uns. Man weiß morgens nicht, was der Tag bringt. Deshalb ist es wichtig, sich im Team standortübergreifend eng abzustimmen – Pläne werden oft durch kurzfristige Aufgaben und Probleme über den Haufen geworfen –, auch weil Prioritäten sehr subjektiv empfunden werden – für den Mitarbeiter, der friert, weil die Wärmepumpe defekt ist, oder dessen Schreibtisch nicht mehr höhenverstellbar ist, liegt die Priorität darauf, während gleichzeitig strategische Themen ebenfalls bearbeitet werden müssen – diese Vielfältigkeit und das Spannungsfeld machen unsere Jobs stressig und zugleich sehr spannend.
Wir übernehmen natürlich auch einen Bereitschaftsdienst. Da kann es schon mal sein, dass man nachts zu einem Standort gerufen wird, weil eine Einbruchsmeldung vorliegt. Kürzlich war das in Rheinfelden der Fall. Aber es war zum Glück blinder Alarm. Lediglich ein Monitor war noch nicht abgestellt. Trotzdem fahren wir natürlich raus, denn die Sicherheit unserer Gebäude und Mitarbeitenden steht an erster Stelle.
Ein geflügeltes Wort in Eurem Bereich ist „Kannsch mal kurz …“. Was bedeutet das für Euch?
Wenn wir in den Standorten unterwegs sind, kommt es häufig vor, dass Kolleginnen oder Kollegen ein Problem schnell gelöst haben möchten und uns mit „Kannsch mal kurz …?“ ansprechen. Sei es, dass am Bürostuhl etwas kaputt ist, der Schreibtisch zu hoch ist oder eine Lampe defekt ist. Verständlicherweise sollen diese kleinen Probleme schnell gelöst werden. Aber das ist Teil unseres Jobs. Und es sorgt auch dafür, dass wir nah an allen Kolleginnen und Kollegen „dran“ sind und somit auch einen sehr kommunikativen Job haben.
Dirk, wir danken Dir herzlich für dieses Gespräch.
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