Papierlos arbeiten

Dokumentenlenkung mit Windream

Der eine oder andere neue Kollege hat sich bestimmt schon mal gewundert. Nach dem Abspeichern eines Worddokuments öffnet sich erneut ein Fenster, das dazu auffordert, eine „Objektart“ festzulegen. Viele andere Kollegen empfinden das eher als Erschwernis, weil sie den Nutzen nicht sehen.

Manch einer fragt sich, wozu ist das gut? Und warum muss das genutzt werden? Denn wenn die abgefragten Eingaben nicht ausgefüllt werden, bleibt das Fenster offen und das Dokument kann nicht abgespeichert werden. Die Rede ist von Windream.

Was ist Windream überhaupt?

Windream ist ein Dokumentenmanagementsystem. Dort werden alle Dokumente, also Texte, Bilder, Präsentationen und auch Rechnungen abgespeichert. Beispielsweise werden durch eine Schnittstelle zum SAP Rechnungen in Windream archiviert. Dadurch sind sie – mit der richtigen Verschlagwortung – jederzeit und von jedem innerhalb des Arbeitsprozesses auffindbar. Natürlich nur für die Personen, die Zugriff auf das entsprechende Laufwerk haben.

Was weniger bekannt ist: Windream ist auch ein Kollaborationstool innerhalb eines definierten Arbeitsprozesses. Das heißt, an einem Dokument können mehrere Kollegen entlang des Ablaufs zusammenarbeiten. Es kann wie gewohnt in Word, Power Point oder Excel gearbeitet werden. Durch eine Menüauswahl werden die Dokumente in den Arbeitsprozess in Windream integriert. Um innerhalb des Teams auf dem Laufenden zu bleiben, können Änderungen aller Art abonniert werden. Damit entfallen auch unnötige und komplizierte Freigabeprozesse über E-Mail-Versand oder den Ausdruck von Dokumenten. Ganz im Sinne von „papierlos arbeiten“, digital, umwelt- und kostenschonend.

Damit der Workflow, also die Reihenfolge im Freigabeprozess, korrekt über Windream gesteuert werden kann, muss dieser zunächst an die IT-Abteilung kommuniziert werden. Annette Bikun, Projektleiterin Dokumentenmanagement, legt den Freigabeprozess in Windream an. Danach kann er von allen Beteiligten verwendet werden. Es entfallen lange E-Mails oder der Versand von Dokumenten über die interne Post. Aktuell erarbeitet zum Beispiel naturenergie netze einen Arbeitsprozess für Behördenstellungnahmen.

Energiedienst arbeitet bereits seit 10 Jahren mit dem Dokumentenmanagementsystem Windream. Im Rahmen der Digitalisierungsstrategie und des Projekts „Papierlos arbeiten“  werden nun einige Verbesserungen in Zusammenarbeit mit dem Hersteller vorgenommen. Zudem wird es unternehmensweite Schulungen geben, damit das Programm besser genutzt werden kann. Sicherlich ist auch eine Veränderung bzw. Anpassung der Verschlagwortung wichtig und notwendig, denn vieles hat sich seit Einführung des Tools geändert.

Weitere Informationen zu Windream finden Sie hier.