Microsoft 365 – „Nehmt mir die Leute mit!”

An Videokonferenzen teilnehmen, Dateien über OneDrive teilen, per Teams gemeinsam an einem Dokument arbeiten – das ist Alltag vieler Mitarbeiter von Energiedienst. Seit September 2020 ist Microsoft Teams eingeführt. Zeit, mit der Projektleiterin Friederike Flamm Bilanz zu ziehen.

PostED express: Hallo Friederike, Mitte 2019 hast du den Auftrag erhalten, Microsoft 365 bei Energiedienst einzuführen. Wie kam es dazu?
Friederike: Microsoft 365 ist ja zunächst ein technisches Produkt und tatsächlich liefen seit 2018 Aktivitäten im Bereich Digital Business + IT (D), um unser alltägliches Word, Excel und Outlook auf neue Füße zu stellen. Das hatte verschiedene Ursachen. Einerseits war klar, dass man mit dem Trend „in die Cloud“ gehen möchte, und man hat damals schon erkannt, dass sich damit für die Kommunikation und Zusammenarbeit (Kollaboration) sehr viele aufregende Möglichkeiten ergeben. Corona spielte damals noch gar keine Rolle – das scheint so ewig her.
Für die Einführung war der Geschäftsleitung sehr wichtig, „die Leute mitzunehmen“. Deshalb wurde ich von Herbert Meier als Projektleiterin beauftragt, um auch die nicht technischen Aspekte abzudecken. Durch die ganze technische Vorarbeit hatten wir eine sehr gute Grundlage und haben uns dann in die anderen Themen eingearbeitet.

PostED express: Was waren damals die Ziele?
Friederike: Wir haben gerade erst in der Teamsitzung den Projektantrag gemeinsam angesehen und die Ziele abgehakt. Das war ein großartiges Gefühl. Man vergisst so schnell, und im Nachhinein erscheint alles einfach und selbstverständlich.
Bei Energiedienst hatten wir die Situation, dass wir mit Avaya, Skype und Scopia schon sehr gut kommunizieren konnten. Mit Citrix und VPN waren wir zu diesem Zeitpunkt auch für das Homeoffice vorbereitet. Wir standen deutlich besser als andere Firmen da. Deshalb haben wir beim Corona-Ausbruch entschieden, das bestehende System nicht anzufassen und kein Risiko einzugehen.
Den ursprünglich geplanten Starttermin am 21. September haben wir dann trotz Corona eingehalten. Wir sind dort gleich mit einem größeren Umfang inkl. Teams, OneDrive, Planner und OneNote produktiv gegangen. Ein funktionales und rundes Paket, welches so in Ausprägung und Komfort nicht selbstverständlich ist. Zu Jahresbeginn kamen dann die Organisationsteams dazu, seitdem ermöglichen wir die Zusammenarbeit mit Externen und der mobile Rollout ist mittlerweile auch fast abgeschlossen. Microsoft 365 auf unseren mobilen Geräten war gar nicht in unserer ursprünglichen Planung und war ganz schön trickreich. Ich staune immer noch, dass ich eine Besprechung mobil beginnen kann und dann nahtlos auf meinen Laptop wechsle.

PostED express: Hat die Pandemie die Arbeitsweise des Projektteams beeinflusst?
Friederike: Als wir das Projekt starteten, trafen wir uns noch in Person, klebten Post-ITs und bekamen in den Besprechungszimmern kaum Luft – da erinnert man sich schon fast nicht mehr dran. Dann kam Corona und wir hatten ja ohnehin das Ziel, das Projekt in Teams abzubilden. Das war etwas viel auf einmal. Es waren noch nicht alle Funktionen vollständig ausgeprägt und wir waren ja auch traditionell gestartet.
Für die Mitarbeiter in Visp war es ein kleiner Vorteil, dass wir alle Besprechungen komplett online durchgeführt haben und alle Unterlagen elektronisch speicherten. Das hat sich bewährt.
Bitter ist, dass wir weder einen Kick-off noch einen Projektabschluss gemeinsam in Präsenz machen konnten. Das tut richtig weh und war für uns als Team sehr schade.

PostED express: Wie ist dein persönliches Fazit?
Friederike: Ich bin erst einmal dankbar für die Arbeit im Projektteam und was wir gemeinsam erreicht haben. Das Projekt war komplex – es ging ja um Technik und Menschen und es gab laufend neue Entwicklungen. Wir mussten ausprobieren und uns herantasten. Da konnten wir nicht an einer fixen Planung festhalten, sondern reagierten flexibel. Diese Komplexität und Veränderlichkeit hat viel vom ganzen Team abverlangt. Kommunikation, Wertschätzung und aktive Mitarbeit waren sehr wichtig.
Von meiner Sicht aus haben wir mit unserer Arbeit die Energiedienst-Gruppe nicht nur technisch ein Stück weit verändert und vorangebracht. Ein Beispiel dafür: Als wir das Projekt gestartet haben, da waren wir noch eine „Sie-Firma“. In unserem Projektteam hatten wir schon früh das Gefühl, dass diese Kultur nicht zur Zusammenarbeit in Teams passt, und haben über das Projektteam mit Euch schnellstmöglich in „Du-Form“ kommuniziert. Damals war das eine umkämpfte Ausnahmegenehmigung. Jetzt ist „Du“ selbstverständlich.  
Wir haben auch gelernt, Verantwortung abzugeben. Teams werden  von Euch direkt erstellt und verwaltet, Ihr könnt Gäste einladen und Dateien flexibel berechtigen. Wir bieten Unterstützung in der Community und machen Schulungsangebote. Aber letztendlich ist es Euer „Teams“ und Ihr könnt es gestalten.

PostED express: Wie siehst Du Microsoft 365 und Teams bei Energiedienst heute?
Friederike: Pauschal lässt sich das sicher nicht sagen. Je nach Aufgabengebiet wird Teams sehr unterschiedlich genutzt. Für viele sind einige Funktionen selbstverständlich – den persistenten Chat in Teams, wo die Nachrichten nicht verschwinden, wollen die meisten nicht mehr missen.
Der Umzug von Projekten oder Organisationen in Teams ist in einzelnen Bereichen schon sehr weit und wird intensiv genutzt. Andere Bereiche überlegen noch oder benötigen einfach diese Funktionalität nicht. Deshalb bieten wir auch weiterhin regelmäßig Schulungen an und geben Euch auch Ideen, wie man arbeiten könnte. Ich freue mich, wenn ich Einblick in ein lebendiges Team bekomme und sehe, dass Ihr die Plattform im täglichen Leben nutzt.

PostED express: Das klingt ja so, als wärst Du mit dem Projektverlauf vollkommen zufrieden. Ist denn gar nichts schiefgelaufen?
Friederike: Meinst Du das ernst? Natürlich lief nicht alles wie am Schnürchen. Dazu war das Thema viel zu veränderlich und komplex. Mit diesen Änderungen und Unsicherheiten mussten wir zurechtkommen. Und wir haben während des Projektes ja auch gelernt und unsere Pläne immer wieder angepasst. Dadurch konnten wir viele Chancen ergreifen. Dort war auch hilfreich, dass wir mit Herbert Meier als Auftraggeber eine sehr gute Unterstützung hatten, mit dem wir auch kurzfristig neue Entwicklungen diskutieren und abstimmen konnten.
In unsere Entscheidungen haben wir immer Erfahrungen mit einfließen lassen. Die Schulungen zu Beginn basierten auf der Rückmeldung der „Piloten-Gruppe“, die vorab gestartet war. Zu Jahresbeginn hat der Helpdesk vermehrt Anfragen wegen des Umgangs mit Dateien gemeldet. Nach einer kleinen Umfrage in der Community haben wir dann ein Training entwickelt: „Dateien in Teams“. So richten wir uns immer nach den Bedürfnissen unserer Anwender aus. Deshalb sind uns Eure Rückmeldungen auch so wichtig.

PostED express: Wie geht es zukünftig mit Microsoft 365 weiter?
Friederike: Aus dem Projekt heraus haben wir für die Zeit danach eine Rolle definiert, den „Service-Owner Microsoft 365“. Dieser wird sich um die fortlaufende Betreuung und den Ausbau der Plattform kümmern und sich ab Juni einarbeiten, denn die Entwicklung der Microsoft-365-Umgebung ist nie abgeschlossen. Parallel dazu arbeiten wir als Zukunftsprojekt an weiteren Funktionalitäten und Verbesserungen rund um Microsoft 365. Wir wollen in der ganzen Energiedienst-Gruppe eine gute Arbeitsgrundlage schaffen und beschäftigen uns deshalb im Moment vornehmlich mit „unsichtbaren“ technischen Themen.

Und natürlich steht jetzt der Projektabschluss an: Ordner aufräumen, Lessons Learned, Projektabschlussbericht, ein dickes Dankeschön an alle Unterstützer und Party.