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Hinweisgeberrichtlinie: Unternehmen müssen Meldestellen einführen und Mitarbeitende vor Repressalien schützen
Mit der Umsetzung der EU-Hinweisgeberrichtlinie in das deutsche Gesetz wird sich für die ED-Gruppe nicht viel ändern. Denn Energiedienst bietet Mitarbeitenden bereits seit Jahren ein Hinweisgeber-System an. Die Mitarbeitenden haben schon lange die Möglichkeit, Compliance-Verstöße geregelt zu melden. Neu ist, dass Hinweisgeber künftig noch zusätzlich einen gesetzlichen Schutz vor Benachteiligungen erhalten.
Die EU-Hinweisgeberrichtlinie soll Hinweisgeber, die Compliance-Verstöße melden, künftig besser vor Sanktionen und Repressalien schützen. Sie sieht ein dreigliedriges Meldesystem vor. Dieses umfasst die Möglichkeit der internen und der externen Meldung sowie den Gang an die Öffentlichkeit.
Interne Meldestelle als erster Anlaufpunkt
Unternehmen in Deutschland mit mehr als 50 Mitarbeitenden werden dazu verpflichtet, interne Hinweisgebersysteme einzurichten. Hinweisgeber sollen die Möglichkeit haben, Verstöße unter Geheimhaltung ihrer Identität zu melden – neuerdings auch an Behörden. Unter gewissen Vorgaben können sich Mitarbeitende auch an die Öffentlichkeit wenden: zum Beispiel, wenn das Unternehmen und die Behörde dem Hinweis nicht nachgehen, wenn eine Gefährdung des öffentlichen Interesses oder die Gefahr eines irreparablen Schadens besteht.
Die Richtlinie soll Hinweisgeber ermutigen, zunächst die interne Meldestelle aufzusuchen, wenn intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und keine Nachteile zu befürchten sind. Es steht den Hinweisgebern aber frei, sich auch direkt an die externe behördliche Meldestelle zu wenden. Lediglich den Gang an die Öffentlichkeit dürfen sie erst dann beschreiten können, wenn besondere Voraussetzungen vorliegen.
Die EU-Hinweisgeberrichtlinie hätte bereits in das deutsche Gesetz umgesetzt werden müssen. Deutschland verpasste die Umsetzungsfrist allerdings. Auch wenn noch nicht feststeht, wann die Umsetzung erfolgt: Kommen wird das Gesetz auf jeden Fall - und sehr bald.
ED-Gruppe ist schon seit Jahren gut aufgestellt
Die Energiedienst-Gruppe ist jedenfalls bestens gerüstet. Sie bietet ihren Mitarbeitenden schon seit Jahren die Möglichkeit, sich bei beobachteten Compliance-Verstößen oder Verdachtsfällen an dafür vorgesehene Stellen zu wenden. Eine Anlaufstelle ist Jasmina Tutic-Lindemer als Compliance Officer. Überdies steht Rechtsanwalt Arndt Brillinger als externer, unabhängiger Ombudsmann zur Verfügung.
„Bislang war Energiedienst zu diesen Maßnahmen nicht gesetzlich verpflichtet“, berichtet Jasmina. „Wir haben das Thema aber schon früh für wichtig gehalten und freiwillig ein internes Hinweisgebersystem installiert. Zudem haben wir bereits 2015 Herrn Brillinger ins Boot geholt.“ „Die Energiedienst-Gruppe ist also bei diesem Thema hervorragend aufgestellt“, bestätigt der Ombudsmann, der für mehr als ein Dutzend Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen in dieser Funktion tätig ist.
Fristen und Vorgaben einhalten
Mit der Umsetzung der Hinweisgeberrichtlinie in das deutsche Gesetz werden sich für die ED-Gruppe daher nur Kleinigkeiten ändern: „Erstens müssen wir dann jeden eingegangenen Hinweis binnen acht Tagen bestätigen“, erläutert Arndt Brillinger. „Zweitens besteht innerhalb von drei Monaten eine Rückmeldepflicht an den Hinweisgeber. Drittens müssen wir künftig jeden eingehenden Hinweis protokollieren. Wir müssen also darauf achten, dass wir bei der Bearbeitung der Hinweise bestimmte Vorgaben einhalten.“ Aber alles das wurde auch schon in der Vergangenheit beachtet, versichert er.
Nichts ändern wird sich für die ED-Beteiligungen in der Schweiz, da die Richtlinie nur EU-weit relevant ist. „In der Schweiz können Compliance-Verstöße weiterhin an die jeweiligen Compliance-Beauftragten gemeldet werden“, sagt Jasmina. „Zudem steht Arndt Brillinger allen Beteiligungen zur Verfügung, nicht nur Energiedienst.“
Die Hinweisgeberrichtlinie
Die EU-weite Hinweisgeberrichtlinie – amtlich: Richtlinie (EU) 2019/1937 – soll Menschen, die rechtswidriges Verhalten aufdecken, vor Strafen und Repressalien schützen. Damit sollen Hinweisgeber zum Beispiel auch dann vor Nachteilen sicher sein, wenn sie (vermutete) Verstöße ihres Arbeitgebers melden. Zugleich wird das Meldeverfahren gesetzlich geregelt.
Die EU hat die Richtlinie bereits 2019 verabschiedet. Bis zum 17. Dezember 2021 war diese durch die EU-Mitgliedsstaaten in nationales Recht umzusetzen. Deutschland ist mit der Umsetzung in Verzug. Ein Gesetzentwurf liegt zwar schon vor, aber Detailfragen sind noch zu klären. Es ist davon auszugehen, dass die Richtlinie demnächst auch in Deutschland umgesetzt wird.
Schutz aller Hinweisgeber im Fokus
Hauptaspekt der neuen Richtlinie ist allerdings der gesetzliche Schutz für alle Hinweisgebenden. Sie sind künftig vor Nachteilen sicher, wenn sie (vermutete) Verstöße melden. „Das bedeutet, dass sie weder Kündigungen noch andere Nachteile fürchten müssen“, erklärt Jasmina. Im Übrigen entstehen den Mitarbeitenden auch keine Kosten. Selbst wenn sie sich dafür entscheiden, direkt den Ombudsanwalt zu kontaktieren, ist dies für sie heute schon kostenfrei. Beide – Jasmina Tutic-Lindemer und Arndt Brillinger – sind außerdem zur Verschwiegenheit verpflichtet: Sie dürfen nur weitergeben, was ihnen der Hinweisgeber bewilligt. „Schwierig zu handhaben sind aber solche Beschwerden, die ganz anonym eingehen, also zum Beispiel als anonyme Briefe. Hier ist weder die Motivation des Hinweisgebers erkennbar noch sind Rückfragen möglich. Dies kann dazu führen, dass wir den Hinweis unter Umständen gar nicht bearbeiten können“, erklärt der Ombudsmann.
Was sind Compliance-Verstöße?
Zu Compliance-Verstößen gehören zum Beispiel Tatbestände wie Vorteilsannahme (also Bestechlichkeit), Untreue, Geldwäsche und Betrug. Hierunter können falsche Spesenabrechnungen fallen oder auch die Entgegennahme von Leistungen, auf die man keinen Anspruch hat, zum Beispiel wertvolle Geschenke oder sogar Urlaubsreisen.
Das Vorgehen wird stets gemeinsam entschieden
Wie geht ein Hinweis ein, und wie läuft ein Gespräch mit dem Ombudsmann ab? „Hinweise kommen entweder per E-Mail oder per Telefon“, sagt Arndt Brillinger. „Zu Beginn eines Telefonats bitte ich den Anrufer um absolute Offenheit, also auch um seinen Namen und seine Kontaktdaten. Dabei erkläre ich, dass ich den Hinweis zunächst nur für mich aufnehme. Dann erläutert der Hinweisgeber sein Anliegen. Da ich nicht mit allen Unternehmensbelangen vertraut bin, muss ich meist nachfragen, um mich in seine oder ihre Situation hineinzuversetzen. Soweit sinnvoll und vorhanden, erbitte ich aussagefähige Unterlagen. Zum Schluss entscheiden wir gemeinsam, ob überhaupt und wie ich den Hinweis an die Compliance-Abteilung bei Energiedienst weiterleite.“
Ist der Hinweisgeber einverstanden, leitet Arndt Brillinger den Hinweis an Jasmina weiter. Falls Rückfragen nötig sind, hakt er beim Hinweisgeber nach. Die Untersuchungen werden allerdings hausintern durchgeführt. Nach Abschluss der Untersuchungen informiert Jasmina den Ombudsmann über das Ergebnis. So kann er den Hinweisgeber oder die Hinweisgeberin informieren, ob ein Compliance-Verstoß vorliegt oder nicht nachgewiesen werden konnte.
Das Regelwerk wird immer dichter
Auch wenn Compliance-Verstöße bei Energiedienst sehr selten sind, gibt es vieles zu tun für Jasmina: „Die unternehmerische Compliance wird auch aus Sicht des Gesetzgebers immer wichtiger, und es gibt immer mehr Vorgaben und neue Gesetze. Das führt wiederum zu umfangreicheren Prüfungen, Beratungen und Dokumentationen. Und die Beschäftigten müssen entsprechend sensibilisiert und geschult werden.“
Ombudsmann
Rechtsanwalt Arndt Brillinger ist seit 2015 Ombudsmann für die gesamte ED-Gruppe. Nicht nur bei Compliance-Verstößen, sondern auch bei sonstigem rechtswidrigem oder gar strafbarem Verhalten im Zusammenhang mit der Arbeit fungiert er als neutraler Ansprechpartner. Wer sich an ihn wenden will, kann dies telefonisch oder per E-Mail tun – kostenlos.
Telefon: 0049 721 915 465 44
Mobil: 0049 171 501 73 77
E-Mail: ab@brillinger-rechtsanwaelte.eu
Website: www.brillinger-rechtsanwaelte.eu
Compliance-Ansprechpersonen in der ED-Gruppe
Dies sind die Ansprechpersonen in Sachen Compliance:
- naturenergie holding AG, Energiedienst AG und naturenergie netze: Jasmina Tutic-Lindemer
- EnAlpin: Marie-Cécile Zuchuat
- TRITEC: Miriam Häberli
- winsun: Silvio Gely und Claudine Eggs-Grand
- Messerschmid: Peter Hugel und Klaus Nerz
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