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Blick nach vorne: Zukunftsteam stellt Weichen für die Arbeitswelt von morgen
Energiedienst will allen Beschäftigten ein optimales Arbeitsumfeld bieten. Aus gutem Grund trägt das Zukunftsthema #4 den Titel „Standortentwicklung und neue Arbeitswelten“. Seit Herbst 2020 arbeitet ein Projektteam an der Optimierung der Arbeitswelt bei Energiedienst. Der Neubau in Donaueschingen soll nach den neuen Erkenntnissen entstehen. In Laufenburg wird ein Pilotprojekt gestartet.
„Es geht um die Frage, wie wir in Zukunft arbeiten und zusammenarbeiten“, erklärt Programmmanager Christoph Umbricht, „also darum, wie unser Arbeitsumfeld in allen Einzelheiten aussieht: von der Raumaufteilung über die Ausstattung am Arbeitsplatz bis zur optimalen Softwareumgebung.“ Nicht zuletzt geht es auch darum, die künftigen Möglichkeiten für Arbeiten von zu Hause in unsere Arbeitswelten zu integrieren.
Reizthema „Desk-Sharing“
Christoph hat gelernt, dass das Stichwort „Desk-Sharing“, welches oft zusammen mit neuen Arbeitswelten genannt wird, Unsicherheiten auslöst. „Das Ziel der neuen Arbeitswelten ist nicht, Mitarbeitern Arbeitsplätze wegzunehmen“, stellt er klar. „Desk-Sharing ist ein möglicher Baustein, der bei neuen Arbeitswelten eingesetzt werden kann. Wenn künftig viele von uns mehr von zu Hause arbeiten, kann das Teilen von Arbeitsplätzen neue Möglichkeiten für zusätzliche Räumlichkeiten schaffen, die uns in unserer Arbeit optimal unterstützen.
Standardisierte Arbeitsplatztechnik
Als weitere Bausteine nennt Christoph die gruppenweite Verwendung von Microsoft 365 und Teams zur besseren digitalen Zusammenarbeit (projektverantwortlich: Friederike Flamm). Als jüngsten Erfolg vermeldet er, dass nun auch winsun in Teams integriert ist. Weitere Ziele sind flächendeckende WLAN-Verfügbarkeit sowie die Installation einfacher, einheitlicher und Teams-kompatibler Systeme für Videokonferenzen (verantwortlich: Daniel Nopper). Wichtig ist überdies eine standardisierte Arbeitsplatztechnik, zum Beispiel mit zwei Flachbildschirmen. „Hierzu ist Peter Stellmacher von der IT damit beschäftigt, ein stimmiges Konzept zu entwickeln“, lobt Christoph.
Schritt 1: Grundlagenarbeit auf Management-Ebene
Am Anfang des Projektes stand Grundlagenarbeit im Management-Team. Zusammen mit einem externen Berater gab es zwei Workshops. Im ersten Workshop klärten die Teilnehmer, welche Ziele in Programm #4 erreicht werden sollen. „Der Workshop war eher steinig“, erinnert sich Christoph, denn: „Nahezu jeder, der sich zum ersten Mal mit diesem Thema beschäftigt, hat einen anderen Zugang zum Thema. Manche wollen ihre Mitarbeiter regelmäßig physisch sehen. Andere finden dies weniger wichtig. Grundsätzlich wurde aber erkannt, dass das regelmäßige physische Zusammentreffen am Arbeitsplatz ein wichtiger Aspekt für die Identifikation mit der Firma und für den sozialen Austausch ist.“
Der zweite Workshop fand rein virtuell statt. Die Führungskräfte beschlossen die diskutierten Ziele und definierten Leitplanken für den Projektfortgang. „Dabei ging es zum Beispiel um die Frage, wie flexibel ein Arbeitsplatz sein soll“, sagt Christoph. Auch hier stellte sich eine große Bandbreite heraus: „Die ED-Gruppe ist nicht homogen. Auch die Gebäude unterscheiden sich stark voneinander. Manche Arbeitsplätze lassen sich leicht standardisieren, andere nicht.“ Schnell war klar, dass es keine Einheitslösung geben kann. Es brauche vielmehr einen Baukasten mit unterschiedlichen, aber flexibel zusammensetzbaren Modulen.
Schritt 2: Detailarbeit in Nutzergruppe
Nach beendeter Vorarbeit trat eine bunt gemischte Nutzergruppe zusammen, die nicht aus Bereichs- oder Fachbereichsleitern bestand. 35 Freiwillige aus unterschiedlichen Bereichen trafen sich zu Kreativworkshops – wegen Corona rein virtuell, was die zu leistende Arbeit nicht gerade erleichterte. Zuerst erarbeitete die Nutzergruppe sieben Standard-Tätigkeitsprofile für die Beschäftigten in der ED-Gruppe, denen sich die Mitarbeitenden mit einer 80/20-%-Genauigkeit zuordnen lassen. Für die typischen Tätigkeitsprofile wurden anschließend passende Raummodule – insgesamt 19 Stück (z. B. Büro, Viererarbeitstisch, Projekteraum, Cafeteria, Garderoben etc.) – definiert. „Diese Vorgehensweise macht deutlich: Wir wollen den Mitarbeitenden nichts überstülpen“, sagt Christoph. „Wir wollen gemeinsam die passenden Lösungen finden.“
Die 7 Standard-Tätigkeitsprofile
Profil A: sehr hoher Anteil an interdisziplinärer und vernetzter Zusammenarbeit. Kommuniziert viel nach innen und außen und arbeitet an Projekten/strategischen Themen. Motiviert und führt Kollegen, um gemeinsam das gewünschte Ergebnis zu erreichen (z. B. Product Manager, Prozessbetreuer, Personalentwicklung, Projektleitung strategisch, Führungsfunktionen wie Teamleitung oder Bereichsleitung).
Profil B: hoher Anteil an Einzelarbeit. Erledigt selbstständig Routine- und Kontrolltätigkeiten und/oder unterstützt andere Personen durch organisatorische und koordinierende Tätigkeiten. Arbeitet vorrangig allein an wiederkehrenden Aufgaben, gemäß klaren Vorgaben. Abstimmung im Team findet in geringem Ausmaß statt (z. B. Sekretariat, Assistenz, Sachbearbeitung, Projektleitung/‑mitarbeiter operativ, Personalbetreuung).
Profil C: arbeitet weitestgehend vom Arbeitsplatz aus und ist selten vor Ort bei den Kunden („Innendienst“). Spontanität prägt den Arbeitsalltag. Die Arbeit findet hauptsächlich über Telefon/digitale Kanäle statt. Abstimmungen werden direkt am Arbeitsort vorgenommen. Der Anteil an ungestörter Einzelarbeit und Routinearbeiten ist eher gering (z. B. Kundenservice, Kommunikationsleute).
Profil D: ist mehrheitlich unterwegs beim Kunden. Der Arbeitsalltag ist von Spontanität geprägt (Kundenbedürfnisse). Hauptsächlich findet die Arbeit über den persönlichen Kontakt statt. Abstimmungen/Reportings finden zyklisch am Arbeitsort bzw. in Meetings statt. Der Anteil an ungestörter Einzelarbeit und Routinearbeiten ist gering (z. B. Außendienstverkäufer, Kommunalbetreuer).
Profil E: stark ausgeprägtes Mobilitätsverhalten: ist viel unterwegs und an externe Arbeitsorte gebunden. Stimmt im Büro Einsätze und Umsetzungslösungen mit Spezialisten und Teamverantwortlichen ab (z. B. Monteure, Service- und Instandhaltungsfachleute, Mechaniker, Elektriker, Werkdienst).
Profil F: hoher Anteil an Zusammenarbeit. Arbeitet vorrangig im Team, entwickelt interdisziplinär kreative Ideen und Lösungsmöglichkeiten. Für die Finalisierung von Lösungen ist Konzentrationsmöglichkeit notwendig (z. B. Projektmitarbeiter kollaborativ, Entwickler).
Profil G: hoher Anteil an Einzelarbeit und Recherche. Muss ungestört an komplexen Fragestellungen arbeiten können. Trägt als Spezialist stark zum Wissensaufbau bei. Wird von Kollegen konsultiert und in Entscheidungssituationen von den operativen Bereichen hinzugezogen (z. B. Jurist, IT-Spezialist, Stabsstellen, Sekundärtechniker).
Schritt 3: Einzelne Standorte optimieren
Nach dieser Vorarbeit und einem erfolgreichen Abschluss des Piloten in Laufenburg stellt das Projektteam nach und nach Nutzergruppen für einzelne Standorte zusammen. Diese erarbeiten die optimale Gestaltung und Ausstattung derselben. „Das ist wie beim Bauen mit Legosteinen“, vergleicht Christoph. „Wir haben auf der einen Seite die Tätigkeitsprofile, die individuellen Anforderungen der Mitarbeitenden und die räumlichen Gegebenheiten vor Ort und auf der anderen Seite die Raummodule. Die verschiedenen Teile müssen ausgiebig diskutiert und sinnvoll zusammengesetzt werden. Daraus entsteht eine Layout-Planung, die es dann umzusetzen gilt.“
Beispiel 1: Neubau Donaueschingen
Der Neubau in Donaueschingen ist diesbezüglich ein Glücksfall – „weil wir ihn von Anfang an im Sinne der neuen Arbeitswelten planen können“, sagt Christoph. Im Juli war der erste Workshop mit Nutzervertretern aus Donaueschingen sowie Vertretern von Betriebsrat und HR, unserem externen Berater sowie den zwei Bauprojektleitern Andreas Binczyk und David Strittmatter. „Es ging um die Vorstellung der Planungslogik mit Tätigkeitsprofilen und Raummodulen“, berichtet Christoph. „Wir haben am Workshop die Grundlage für die weitere Arbeit geschaffen und die vorgängig erarbeiteten Ziele und Leitplanken besprochen.“
Der zweite Workshop für Donaueschingen folgte am 12. August. Die Nutzergruppe ordnete alle Beschäftigten den Tätigkeitsprofilen zu. Im dritten Workshop werden die Tätigkeitsprofile mit den Raummodulen kombiniert. Am Schluss soll das fertige Raumkonzept mit der Belegungsplanung stehen. Ziel für Donaueschingen ist, im Frühjahr 2023 in den Neubau einzuziehen.
Beispiel 2: Pilotprojekt Laufenburg
Ein weiteres Augenmerk gilt aktuell dem Standort Laufenburg. Dort soll ein Pilotprojekt starten. Eine repräsentative Nutzergruppe soll das Konzept erarbeiten. Eines der Ziele für Laufenburg: die Büro-Arbeitsplätze der Kraftwerksbeschäftigten, wenn möglich, in den Hauptstandort zu integrieren, um näher und damit effizienter zusammenzuarbeiten. „Wir holen gerade die Zustimmung ein“, erzählt Christoph. Ende Juli gab es eine Sitzung mit Betriebsrat und betroffenen Bereichsleitern. Beide gaben grünes Licht, den Piloten anzugehen. Im nächsten Schritt sowie nach Veröffentlichung der Betriebsvereinbarung „Arbeiten von zu Hause und mobiles Arbeiten“ wird die Nutzergruppe definiert. Parallel dazu werden dann die Möglichkeiten und vor allem die Bereitschaft der Mitarbeitenden für mobiles Arbeiten evaluiert. Die konkrete Planung wird zeigen, was am Standort wirklich machbar ist. Wenn auf die Planung dann auch eine Umsetzung folgt, wird am Beispiel Laufenburg gezeigt werden können, was neue Arbeitswelten bedeuten und wie das Konzept in der Praxis funktioniert.
„Laufenburg ist ein spannender Sonderfall“, macht Christoph deutlich. „Manche Mitarbeiter haben deutsche, manche Schweizer Arbeitsverträge und Wohnsitze in unterschiedlichen Ländern. Dadurch kommen hinsichtlich der rechtlichen Rahmenbedingungen mehrere Kombinationen ins Spiel, die zu berücksichtigen sind.“
Arbeiten von zu Hause ist selbstverständlich geworden
Laut Christoph war mobiles Arbeiten schon länger ein Thema in der ED-Gruppe. „Corona hat nun die Entwicklung beschleunigt und uns gezeigt, dass es gut funktioniert. Frühere Vorbehalte wurden entkräftet. Arbeiten von zu Hause ist pandemiebedingt für viele Mitarbeiter selbstverständlich geworden. Und indem wir mehr Möglichkeiten für Arbeiten von zu Hause anbieten, werden wir als Arbeitgeber nicht nur für die jetzigen Mitarbeiter attraktiver, sondern auch für künftige. Das Unternehmen wird für Bewerber interessanter, die weiter weg wohnen, aber nicht umziehen oder täglich pendeln wollen.“ Dieser Entwicklung trägt auch die oben erwähnte Betriebsvereinbarung Rechnung, die nach dem Auslaufen der vom Bund beschlossenen Corona-Regeln in Kraft treten soll (mehr Details dazu in Kürze).
Die Ziele des Projekts „Neue Arbeitswelten“
- Wir stärken die Zusammenarbeit und brechen das Silodenken auf – über Bereiche, Standorte und Beteiligungen hinweg.
- Wir fördern unternehmerisches Zusammenwirken, indem wir strategische und operative Prozesse noch mehr verschränken und übergreifende Projektarbeit weiter ausbauen.
- Wir leben ortsunabhängige Zusammenarbeit (Arbeiten von zu Hause, standortunabhängig) und werden durch die entsprechende digitale Ausstattung und Infrastruktur unterstützt.
- Wir nutzen die physischen Arbeitswelten insbesondere auch für sozialen Austausch sowie als Ort der Identifikation mit der Organisation – für alle Mitarbeitenden.
- Wir leben analoge und virtuelle Führung – und entwickeln die dafür notwendigen Kompetenzen.
- Wir stellen mit geeigneten Mitteln sicher, dass neue Flexibilität und technische Tools unsere Arbeitsmöglichkeiten qualitativ verbessern.
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