Übersichtlich, digital und nutzerfreundlich – die Arbeitsschutz-Management-Software sam

sam steht in den Startlöchern: Hinter sam verbirgt sich die Arbeitsschutz-Management-Software von secova. Die browserbasierte Software geht noch in diesem Jahr zunächst bei naturenergie netze an den Start. Was das bedeutet? Alles wird übersichtlich, digital und nutzerfreundlich: für Führungskräfte und Mitarbeitende. Wir haben den stellvertretenden Projektleiter Florian Bäumle, Koordinator Arbeitssicherheit, dazu befragt.

Was versteht man eigentlich unter Arbeitsschutzmanagement?

Arbeitsschutzmanagement umfasst ganz allgemein das Managen der erforderlichen betrieblichen Maßnahmen zum Schutz der Beschäftigten und Dritter vor Arbeitsunfällen, Berufskrankheiten und arbeitsbedingten Gesundheitsgefahren, zur Gesundheitsförderung sowie zur Anlagensicherheit. Diese offizielle Definition kommt zwar etwas sperrig daher, fasst es aber ganz gut zusammen.

Welche Vorteile bringt die Einführung der Arbeitsschutz-Management-Software?

Die Arbeitsschutzdokumentation bei der Energiedienst-Gruppe war bislang schon umfassend und vielfältig – aber eben eher altbacken, also mit langen Excel-Tabellen, viel Papier und teils händischer Ablage. Die Arbeitsschutz-Management-Software unterstützt uns nun dabei, das zu digitalisieren. Alle Dokumente sollen künftig einheitlich, strukturiert und aktuell sein.

Die Verantwortlichen können Schutzmaßnahmen direkt im System festlegen. Betriebsanweisungen können erstellt, Sicherheitsdatenblätter aktualisiert und anschließend zentral den Kollegen vor Ort zur Verfügung gestellt werden. Außerdem wird man Gefährdungen effektiv dokumentieren und Risiken bewerten können. Die daraus abgeleiteten Schutzmaßnahmen können dann präzise den betreffenden Mitarbeitern zugewiesen und umgesetzt werden.

Ein Qualifizierungsplan schafft zusätzlich Klarheit, wer über welche Qualifikationen verfügt und welche weiteren Qualifizierungsmaßnahmen wann notwendig werden. Die meisten administrativen Abläufe werden also einfacher. Alle Mitarbeitenden – ausgenommen sind aktuell noch die Beschäftigten von TRITEC-winsun, EnAlpin und Messerschmid – werden dann auf die neue Plattform zugreifen können.

Außerdem gibt es Schnittstellen zu HR, zum ED Campus und zu K3V.

Mit der Arbeitsschutz-Management-Software wird die Datenpflege deutlich vereinfacht und die Effizienz erhöht. Die Verantwortlichkeiten sind klar geregelt, Daten sind leicht zu finden und zuzuordnen. Die Arbeitsschutz-Management-Software trägt außerdem zu einer hohen rechtlichen Sicherheit bei.

Wie lief das Projekt ab? Wie kam es zur Entscheidung für sam?

Das Projektteam unter der Leitung von Markus Stock war mit der Aufgabe gestartet, ein System zu finden, das standardisierbar und nutzerfreundlich ist. Im Rennen waren zunächst drei Anbieter, von denen sich einer gleich zu Anfang wieder zurückzog. In der ausführlichen Testphase, an der zahlreiche Mitarbeitende aus allen Unternehmensbereichen teilnahmen, und nach der unabhängigen Bewertung erhielt sam von secova den Zuschlag. Diese Software ist bedienerfreundlich, selbsterklärend, schnittstellenkompatibel und läuft auf allen Endgeräten. Das zukunftsfähige System wird auch von der IT als „Rundum-sorglos-Paket“ favorisiert und passt zur IT-Strategie der Energiedienst-Gruppe.

Bei der Ausschreibung und bei der Implementierung unterstützt uns ein externer Dienstleister, mit dem naturenergie netze schon in anderen Projekten zusammengearbeitet hat. Dieser arbeitet auch aktuell mit der Energiedienst-Gruppe an weiteren Projekten.

Wie sieht der weitere Zeitplan aus?

Aktuell suchen wir Key-User. Ziel ist es, einen pro Fachbereich zu finden. Der Start beginnt bei naturenergie netze. Im nächsten Schritt werden die Daten importiert; das machen wir selbst mit dem eigenen Personal. Zum Ende des dritten Quartals 2022 wollen wir mit der Einführung bei naturenergie netze sowie parallel mit den Key-Usern im Bereich Produktion starten. 2023 könnte die Software dann auf die gesamte Energiedienst-Gruppe ausgerollt werden.

Wovon hängt der Erfolg ab?

Die Mitarbeitenden müssen erkennen, dass Arbeitsschutz für uns alle wichtig ist. Das neue System soll auf jeden Fall kein zusätzlicher Ballast sein, sondern Abläufe vereinfachen und den Austausch untereinander fördern. Gefährdungsbeurteilungen zum Beispiel sind für Monteure in Donaueschingen nicht unbedingt anders als für die Kollegen in Weil am Rhein. Hier können die Teamleiter noch enger zusammenarbeiten und voneinander profitieren. Kurz gesagt: Das System muss gelebt werden, sonst bringt es nichts.